Le fameux 1:1

J’ai assisté aujourd’hui à un excellent webinaire de 30min qui traitait du fameux…. 1:1 et je me suis dite qu’il est grand temps que j’en parle.

Un peu d’historique… Ce terme de 1:1 est apparu dans mon vocabulaire dès mon 1er emploi, suite à mon diplôme d’ingénieur. J’étais alors en Allemagne, chez Mondelez (ex-Kraft Foods). Je me rappelle encore, même 16 ans plus tard (oui, le temps file 😉) les émotions qui me traversaient lorsqu’un 1:1 était planifié dans mon agenda.. De la fierté! Je me sentais importante, ravie que mon manager prenait du temps pour moi, pour discuter avec moi.

Bref, le fameux 1:1, kesako? Il s’agit là de la réunion face à face durant laquelle le collaborateur et le manager se retrouvent pour échanger. Vous allez pouvoir échanger sur les dossiers en cours, ceux qui nécessitent un suivi rapide parce que le dossier est épineux, stratégique. Vous allez aussi pouvoir échanger d’autres sujets confidentiels, privés, à l’égard des autres: évaluation, carrière. Il est différent d’une réunion de travail qui lui se veut plus long avec un problème à résoudre, qui se clôture généralement par un compte-rendu diffusé.

Mais à quoi cela sert? Dans le monde professionnel, il est normal d’être pris par le quotidien et de fonctionner « la tête dans le guidon » et être dans l’exécution des tâches. Et on le sait maintenant, un collaborateur n’est pas juste un « faisant » (i.e celui qui fait), il est un tout qui a des envies et des contraintes.
Et selon les législations, il y a une obligation de la mettre en place, à minima tous les 3 ans. Dans ce cadre, l’objectif principal est les souhaits de progression de carrière du collaborateur.

Très bien… Et quand devrait-on la réaliser? Il n’y a pas de science exacte! Il s’agit d’une préférence et des possibilités du manager et de l’adéquation avec son équipe. Selon la taille de l’équipe, les sujets à traiter et la disponibilité temporelle du manager, il serait intéressant de prévoir un 1:1 toutes les 2 semaines et le moduler, si nécessaire.

Y a-t’il un jour ou moment de la semaine qui serait plus bénéfique? Les avis divergent, le plus important est de le faire dans un créneau qui convient à tous les deux.

Qu’en est-il de la durée du 1:1? Ici également, il n’y a pas de science exacte, cela dépend des sujets à traiter et du tempérament des parties. D’un point de vue personnel, je trouve que 30min de façon régulière est plus bénéfique que 1h d’une seule traite.

Je vous vois déjà venir… Oui, cela prend du temps et chacun (manager ou collaborateur) a des tâches qui sont plus urgentes à régler au moment de la réunion. Et pourtant, le 1:1 régulier est une technique de management optimisée!
– Lorsque vous êtes manager, vous avez différentes casquettes à gérer: vos tâches quotidiennes (emails, réunions, l’opérationnel), l’atteinte de vos objectifs, la performance de vos équipes et on peut le dire, le temps vous est compté; ainsi chaque sollicitation imprévue peut avoir un impact sur votre agenda. Et l’on sait que chaque interruption de travail
– Lorsque vous êtes collaborateur, vous avez parfois besoin de réponse à vos questions administratives ou opérationnelles pour avancer et cela peut-être désagréable d’attendre la disponibilité du manager.

En ayant un point régulier planifié dans l’agenda, les sollicitations sont concentrées (et votre agenda de manager est préservé) et le collaborateur connaît vos disponibilités et pourra avoir ses réponses. Bien évidemment, prévoir des réunions 1:1 est en complément des échanges au quotidien! D’ailleurs, 30min toutes les 2 semaines avec votre collaborateur revient à 12h/an, soit <1% de votre temps; comme quoi même le temps peut être relatif!

Certains collaborateurs ou managers pourraient voir cette réunion 1:1 comme une contrainte, une réunion de plus dans leur agenda, alors comment faire? C’est la fameuse préparation! Prévoyez une liste des sujets à aborder en 30min que chacun prépare en amont de la réunion: statut rapide des projets, obstacles à débloquer, opportunités à venir…

Et le mot de la fin? Chaque collaborateur est différent, chaque manager est différent… alors, testez ce qui fonctionne pour votre duo et ressortez de cette réunion 1:1 motivé, boosté pour propulser votre performance!